Сфотографируйте паспорта тех, кому письмо отдадите и контакты. И дайте им контакт человека в Казани, чтоб они могли ему сказать, что "мы отправили письмо на Ваше имя через авиакомпанию такую-то (Аэрофлот или Ютейр, или ред вингс). Потому что нужно будет сказать человеку в Казани от кого письмо придет в аэропорт.
P.S много букв от меня. Но я переживаю вместе с Вами Вашу ситуацию. Обнимаю