телефоны иметь можно, но они должны быть выключены.
все доки должны быть без файлов.
в идеале сложить на кучки логичные, чтобы понять было что за чем - паспорта, медицинские справки, страховка, далее финансы и обоснование пассивного дохода.
в целом понятно, что вас подождут, пока вы будете из файлов вынимать. но проще быть к этому готовым.
также паспорта лучше ксерить на обеих сторонах страниц по 2 разворота.