Интересный вопрос. Надо записывать всех. На кучку там обычно сложнее найти окошки, но если есть, просто пишите количество человек.
И как совет - запишитесь вразнобой на разное время,если с записью совсем плохо все, а идите с первым записанным. Им скажете, что хотели бы сэкономить время и усилия сотруднику, поэтому пришли все на всякий случай. Обычно они выдают и не вредничают.