есть ли какая то официальная итстанция куда можно это отправить?

Сожалению, что такая ситуация случилась, но как таковых инстанций с жалобой нет. Оставить плохой отзыв только

Инстанция - 消費者ホットライン

Отеля подходят под эту категорию?

Но они не имеют реальной силы в таких случаях. Они проконтролируют вежливо, успокоят, если надавить, дадут контакты юристов бесплатных. Но сами пытаться «наказать» тот отель не будут.

Они работают по принципу сбору статистики, и в случае если компания стабильно скамит покупателей могут начать движения какие-то, но это должно быть что-то очень регулярное и тяжкое.

Инфа от бабушки преподавателя японского, которая всю жизнь там проработала в сиякусё

тут еще нужно учитывать что здесь гос инстанции работают после скандалов