Можно сделать в консульстве доверенность, передать её как-нибудь в Россию, там взять по ней справку в ЗАГСе и отправить почтой сюда. По этой справке консульство может дать нужную японскую справку. А может не дать, потому что все зависит от левой пятки тамошнего сотрудника)