И ещё. Справка в теории - это бумажный бланк, который заполняется так же онлайн при необходимости, что они там 2 недели и куда пересылать собрались - хороший вопрос. Попробуйте завтра ещё раз узнать на рецепшн и самостоятельно написать тогда "в Гамбург". Либо у Вас там попался не очень осведомлённый сотрудник, либо нужен волшебный пинок.
Ну если вы уведомляли заранее то можно было бы встать в позу, сказать что вы писали, показать письма. Иногда нужно поскандалить чуток и настоять на своем. Еще можно в тот же самый головной офис в Гамбурге гневный емейл накатать, возможно 2 недели волшебным образом превратятся в пару дней