Кстати, да. Обязанность уведомить о получении ВНЖ или гражданства возникает только в том случае, если получив документ, Вы пересекаете границу РФ. Если вы получили и не въезжали в РФ, то уведомление - это Ваше право, а не обязанность. Только после первого пересечения границы в РФ с этим документом, Вам будет нужно подавать уведомление.
В Вашей ситуации мне кажется, что если не поможет онлайн, то надо будет готовиться к оформлению заверенной копии карточки с апостилем и доверенности. Либо планировать личный визит.
Ну я тоже посещала РФ, уведомила после 60 дней после приезда, то есть нарушила. Потом въезжала, вроде ничего, ттт. Штраф за несвоевременное уведомление небольшой, а вот если совсем не уведомить, большой.